Stap 1: Aanleiding

Wat is de aanleiding van het probleem?

1.1. Bepaal het probleem dat opgelost moet worden
Meestal begin je niet zomaar aan het verbeteren of ontwikkelen van vrijwilligersbeleid, maar is er een aanleiding, een probleem dat opgelost moet worden. Er is een tekort aan vrijwilligers, dingen lopen niet goed in de vereniging, mensen zijn ontevreden. Het kan ook zijn dat er op dit moment geen probleem is, maar dat het nodig is zaken aan te pakken met het oog op de toekomst.
Bijvoorbeeld wanneer een vereniging besluit meer jeugdleden te werven. Dan is het noodzakelijk ook het aantal jeugdtrainers en andere begeleiders uit te breiden en mensen op hun toekomstige taak voor te bereiden.

Alvorens je gaat bedenken wat je wilt gaan doen om het vrijwilligersbeleid te verbeteren, is het aan te bevelen eerst eens goed met elkaar na te gaan waar de (huidige en toekomstige) knelpunten liggen en wat precies de aard en oorzaak van deze knelpunten zijn. Met een goede probleemomschrijving heb je al heel veel voorwerk gedaan, zodat de volgende stappen een stuk gemakkelijker zijn.

TIP!
Bij deze stap is het uitermate belangrijk, eigenlijk zelfs noodzakelijk, om er personen uit verschillende geledingen van de vereniging bij te betrekken. Daar zijn verschillende manieren voor. Je kunt een werkgroep samenstellen, een discussieavond organiseren, een speciale bestuursvergadering beleggen etc. Vergeet daarnaast vooral niet om betrokkenen (vrijwilligers, leden, ouders, et cetera) om hun mening te vragen. Dat kan uiteraard gewoon door met personen te praten, maar ook via een informeel ledenberaad, een telefonische of schriftelijke enquête.
Al deze zaken vragen om een goede voorbereiding. Soms is het daarbij handig om deskundige hulp van buiten, bijvoorbeeld van de bond, in te roepen.

Hierna volgen een aantal stappen die je kan doorlopen om tot een goede probleemanalyse te komen. Aan het eind van dit werkblad vind je een invulschema, waarmee je voor je eigen vereniging de zaken op een rijtje kan zetten.

1.2. Beschrijf de huidige en wenselijke situatie
Vaak is het handig eerst eens stil te staan bij de vraag hoe de vereniging er voor staat. Dit geeft al een eerste beeld van de knelpunten van de vereniging en van wat er al aan vrijwilligersbeleid gedaan wordt en wat nog (extra) aandacht behoeft.

Een andere manier om de verenigingssituatie tegen het licht te houden is eerst eens met elkaar te bedenken hoe de vereniging er eigenlijk uit zou moeten zien. Vervolgens vergelijk je dit ideaalplaatje met de huidige situatie.

Deze inventarisatie van de verenigingssituatie levert een aantal punten op die verbeterd moeten worden: een eerste omschrijving van het probleem dat opgelost moet worden. Vat probleem ruim op: het kan om alles gaan waarbij de feitelijke en wenselijke situatie niet overeenkomen.

De volgende stap is dat je dit ”probleem” aan een nadere analyse onderwerpt. Om wat voor soort probleem gaat het? Welke oorzaken zijn er aan te wijzen? Voor wie is het eigenlijk een probleem?

Hoe groot is het probleem en wat zijn de gevolgen?

1.3. Bepaal de aard van het probleem
Probeer tot een precieze omschrijving van het probleem te komen. Wat voor soort probleem is het?

1.4. Ga na wat de oorzaken van het probleem zijn
De oorzaken kunnen buiten de vereniging liggen: mensen hebben geen tijd of willen zich niet meer voor lange tijd binden, de verenging wordt geconfronteerd met allerlei nieuwe regels en wettelijke verplichtingen (milieuwetten, horecawetgeving). Vaak zijn dit zaken waar je niet of nauwelijks invloed op kunt uitoefenen. De vraag is natuurlijk wel hoe je als vereniging op dit soort ontwikkelingen inspeelt (actief, afwachtend, gelaten).

De oorzaken van het probleem kunnen ook binnen de vereniging liggen: de organisatie deugt niet, er wordt te weinig gecommuniceerd, het beleid is onduidelijk, er is te weinig oog voor de mensen die het werk doen, etc. Vraag betrokkenen naar de oorzaak van het probleem. Vraag bijv. ook niet actieve leden waarom zijn niet actief (willen of kunnen) zijn.

Vaak is er een combinatie van oorzaken van buiten en van binnen de vereniging. Belangrijk is dat je nagaat welke oorzaken te beïnvloeden zijn, zodat je je energie kunt richten op die zaken die te veranderen zijn.

1.5. Stel vast voor wie het een probleem is en wat de gevolgen zijn
Wie hebben het meeste last van het probleem? Is het vooral een probleem van het bestuur, waar verder niemand in de vereniging zich druk om maakt? In hoeverre merken de leden (en de ouders van jeugdleden) er iets van? Is het vooral iets waar de vrijwilligers in de vereniging tegen aan lopen? Wat zijn precies de consequenties van het probleem? Loopt de vereniging het risico dat vrijwilligers er op enig moment het bijltje bij neergooien? Kunnen activiteiten geen doorgang vinden? En hoe is dat eigenlijk? Als bijvoorbeeld het clubkrantje nog maar vier keer per jaar verschijnt in plaats van acht keer, is dat een groot probleem?

Vraag de betrokken zelf naar hun mening. Hun visie op het probleem kan sterk verschillen. Zo kan bijvoorbeeld het bestuur denken dat alles goed loopt, maar hebben de vrijwilligers het gevoel dat ze weinig steun krijgen en alles maar zelf moeten uitzoeken. Vraag de betrokkenen ook welke gevolgen het probleem voor hen heeft. Hoe groter de gevolgen, hoe meer mensen de noodzaak zullen inzien dat er iets aan gedaan moet worden.

1.6. Bepaal welke zaken als eerste moeten worden aangepakt
Probeer niet alles tegelijk aan te pakken. Dit leidt alleen maar tot frustratie. Begin met die zaken die tot de kern van het probleem behoren, of waarvan de gevolgen het meest voelbaar zijn. Vaak is het ook verstandig met één of enkele punten te beginnen, die snel tot resultaat kunnen leiden. Dat geeft iedereen het gevoel dat de inspanningen iets opleveren, waardoor de motivatie ontstaat om verder te gaan. Van belang is dus dat er prioriteiten gesteld worden.

1.7. Ga na met welke randvoorwaarden rekening gehouden moeten worden
Het is een goede zaak om aan het begin van het traject stil te staan bij belangrijke randvoorwaarden, die van invloed zijn op het vervolg. Ga na welke zaken vastliggen en welke eventueel veranderd kunnen worden. Met welke beperkingen moet je rekening houden?

Hoewel het goed is om alvast te bedenken wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn, moet je je ook hierdoor weer niet al te veel laten leiden. Vaak blijft dat er voor goede ideeën meer mogelijk is dan je van te voren gedacht had.

Belangrijke randvoorwaarden zijn:
Tijd: is er voldoende tijd beschikbaar om zaken op te pakken? Als het bestuur bijvoorbeeld wil dat er binnen drie maanden iets gedaan wordt, dan kun je uiteraard minder doen dan wanneer je drie jaar de tijd hebt.
Geld: bedenk dat ook vrijwilligersbeleid geld kost. Is er ruimte voor extra middelen? Wanneer de algemene financiële positie van de vereniging al zorgwekkend is, dan hoef je uiteraard geen plannen te bedenken die veel geld kosten.
Menskracht: zijn er mensen beschikbaar om een en ander uit te voeren? En hoeveel tijd hebben ze daarvoor?